Volkswagen Nutzfahrzeuge hat seine Mehrjahresplanung von dezentralen Excel-Dateien auf eine zentrale, treiberbasierte Planung mit Szenariensimulation in Echtzeit umgestellt. Mengen- und Werteplanung nehmen heute nur noch ein Drittel der früher benötigten Zeit in Anspruch, und der Fokus liegt auf rund einem Fünftel der Märkte, die über 90 % des Ergebnisbeitrags abbilden.
Die Herausforderung: Hohe Komplexität, geringe Transparenz über Ursache-Wirkungs-Ketten
Vor der Einführung von Valsight erfolgte die Mehrjahresplanung bei Volkswagen Nutzfahrzeuge (VWN) dezentral. Die Daten waren auf verschiedene Unternehmensebenen und Datenbasen verteilt, vor allem auf Excel-Dateien. Zudem wurde sehr detailliert geplant. Das führte einerseits zu mehrmonatigen Durchlaufzeiten. Andererseits konnten Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge nicht eindeutig nachvollzogen werden. Die durch den Detailgrad vermittelte Genauigkeit führte zum Gegenteil: Zum Zeitpunkt der Fertigstellung bildeten die detaillierten Daten nicht mehr zwingend die Unternehmensrealität ab.
Kurzum: Die Planungsprozesse waren langwierig, relativ starr und im Ergebnis nicht aussagekräftig genug für eine effektive Steuerung. Sie haben zudem über Monate viele personelle Ressourcen für das Sammeln und Erfassen von Daten gebunden und ließen den Controllern wenig Zeit, sich mit dem Entwickeln und Analysieren von Maßnahmen zu beschäftigen.
Die Lösung: Zentralisierte treiberbasierte Planung mit Szenariensimulation in Echtzeit
Die Optimierung der Planung stützt sich auf die Einführung eines neuen Planungsansatzes, ermöglicht durch eine neue technische Lösung, mit welcher sich dieser Ansatz optimal umsetzen lässt. So plant das VWN Controlling jetzt treiber- und simulationsbasiert mit Valsight und hat damit seine Planungsprozesse auf neue digitale Standards gehoben.
Zunächst wurden in wenigen gemeinsamen Workshops Treibermodelle aufgesetzt. Denn diese Form der Planung bedeutet vor allem Fokus auf wesentliche Treiber und den Verzicht auf Details. Ein Beispiel dafür stellt die Reduktion der zu berücksichtigenden Märkte dar. Statt das Augenmerk auf alle über 100 Märkte zu richten, wird jetzt auf rund ein Fünftel dieser Märkte fokussiert, die jedoch über 90 % des Ergebnisbeitrags abbilden.
Der Ablauf des Planungsprozesses erfolgt in zwei Phasen:
- Mengenplanung. Das Vertriebs-Controlling gibt die Vertriebsmengen ein und simuliert für sich erste Szenarien. Diese sind wichtig, um zu erkennen, was passieren würde, wenn beispielsweise gewünschte Absatzmengen in den Werken nicht produziert werden könnten.
- Werteplanung. Der Großteil der Eingaben erfolgt durch die einzelnen Bereiche: Die Beschaffungs-Controller machen die Eingaben für die Beschaffung, die Vertriebs-Controller für den Vertrieb, die Produktions-Controller für die Produktion. Am Ende fließen alle Daten für jeden sichtbar in Valsight zusammen.
Dabei werden unterschiedliche Szenarien in Sekundenschnelle in Valsight erstellt und können anschließend diskutiert werden. Die Einbindung von Annahmen und Maßnahmen ermöglicht deren direkten Vergleich. So kann beispielsweise schnell berechnet werden, welche Auswirkungen ein krisenbedingter Ausfall von Zulieferern und damit verbundene Produktionsausfälle auf das Planungsergebnis hätten.
Das Ergebnis: Gesteigerte Qualität bei geringerem Aufwand
Der Einsatz von Valsight sorgt für eine höhere Qualität, Geschwindigkeit sowie Effektivität der Mehrjahresplanung und führt zu einer neuen Agilität im Controlling.
„Dank Valsight können wir eines unserer Hauptziele erreichen: Scheingenauigkeit vermeiden und schneller werden.“
Julian Höfers, ehem. Financial Planning & Analysis, Volkswagen Nutzfahrzeuge
Konkret bietet Valsight dem VWN Controlling nachhaltigen Mehrwert, insbesondere:
Transparenz über Ursache-Wirkungs-Beziehungen: Komplexe, multidimensionale Modelle werden übersichtlich dargestellt. Unterschiedliche Geschäftseinheiten lassen sich mithilfe der Modelllogik in Bezug zueinander setzen, wodurch Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge deutlich werden und so Klarheit über den Einfluss von Treibern und Maßnahmen auf finanzielle Zielgrößen entsteht.
Reduzierte Komplexität: Die Komplexität der Planung ist durch den Fokus auf wesentliche Treiber deutlich gesunken.
Höhere Datenqualität: Alle Controlling-Units arbeiten auf derselben Datengrundlage statt mit separaten Excel-Dateien. So können beispielsweise das Vertriebs- und Werks-Controlling selbst sicherstellen, dass die Absatzziele des Vertriebs zu den Werkskapazitäten passen.
Gesteigerte Flexibilität und Schnelligkeit: Im Gegensatz zur bisher verwendeten Planungslösung werden nicht nur weniger personelle Ressourcen gebunden, sondern auch die Geschwindigkeit erhöht. So nehmen Mengen- und Werteplanung nur ein Drittel der dafür früher benötigten Zeit in Anspruch. Neue Planungsanforderungen können mit der Software flexibel implementiert werden. Die intuitive Bedienbarkeit befähigt die Fachabteilung zum eigenständigen Modellieren und Simulieren, sodass sie ohne IT-Support Treiberbäume erstellen und verändern sowie beliebig viele Szenarien durchspielen kann. Auch die Kommunikation geht schneller: Der Austausch findet für alle Beteiligten sichtbar und zügig über Valsight statt.
Stärkung der Rolle des Controllings als Business Partner: Daten lassen sich einfach einspielen und anschließend mit einem Klick auswerten, sodass entscheidungsrelevante Informationen auf Knopfdruck vorliegen. Der Austausch geschieht schneller, wodurch zeitnah auf Marktveränderungen reagiert werden kann. Das Controlling ist dadurch in der Lage, innerhalb kürzester Zeit Handlungsempfehlungen abzuleiten und eine aktivere Rolle bei der Entscheidungsfindung im Zusammenspiel mit dem Management einzunehmen. Und noch mehr: Beim Controlling fließen alle bilanzrelevanten Finanzdaten zusammen, von der Produktion bis zum Verkauf. Diese Daten digitalisiert besser analysieren und auswerten zu können, fördert die unternehmensweite digitale Transformation.
Über Volkswagen Nutzfahrzeuge
Volkswagen Nutzfahrzeuge ist eine eigenständige Marke im Volkswagen Konzern. Als führender Hersteller leichter Nutzfahrzeuge produziert und vertreibt das Unternehmen Fahrzeuge für den gewerblichen Einsatz sowie Autos für Privatkunden in den Bereichen Lifestyle, Family und Camping und ist mit länderspezifischen Konfigurationen in über 100 Märkten weltweit vertreten. Im Rahmen der Volkswagen Konzern Strategie NEW Auto ist VWN verantwortlich für die Entwicklung autonomen Fahrens und der Mobilitätsdienstleistungen Mobility-as-a-Service und Transport-as-a-Service.